Lyckad personalisering gav Malmö stad pris

29 Dec

Under hösten fick vi i Malmö stad pris för vårt intranät; Intranet Innovation Awards som Step Two Designs i Australien delar ut. Superkul – snacka om att man känner medvind när något sådant händer!

Vi fick priset för vår personaliseringslösning i vårt intranät. Vi har personaliserat två av våra intranätsektioner, de som vi kallar ”Min förvaltning” och ”Mitt arbetsfält”. Dessa två sektioner finns som flikar i den primära navigeringen.

Utsnitt av intranätets masthead. När det står "Min..." någonstans handlar det om personaliserat innehåll för användaren.

Globalt och lokalt

Våra flikar är ett sätt att lyfta olika typer av material som en anställd behöver under sin arbetsdag. Vi jobbar efter en modell där intranätet ska stödja medarbetarens ”gemenskaper”.

  • Fliken ”Vår kommun” ser alla. Det är gemensamt core content/global content som gäller för 20.000 anställda,
  • ”Min förvaltning” innehåller det som är unikt och gäller bara för den egna förvaltningen, (back office content/local content skiktat på business unit).
  • ”Mitt arbetsfält” innehåller expertstöd när du arbetar i din yrkesroll, (back office content/local content skiktat på job role).

Vi är starkt inspirerade av S2Ds idéer om olika typer av content och tankarna om olika segmenteringar: job role, business unit och geographic location brukar vara de vanligaste. Intranätgurun James Robertson har också gjort en alldeles ny, bra sammanfattning av globalt-lokalt-tänket.

Växlar mellan gemenskaperna

Under en arbetsdag behöver en anställd växla mellan gemenskaperna, se illustrationen nedan. (Gemenskaperna Jag och Min avdelning har vi inte än, vi arbetar med dem i vinter.)

Vår modell för att beskriva en medarbetares gemenskaper. Den svarta pilen (börja "klockan tolv" och gå runt medsols) ska illustrera hur en anställd hela tiden byter gemenskap för att utföra sitt arbete.

Den anställde:

  • Kommer till jobbet, flexar in (Jag-aktivitet)
  • Läser de allmänna nyheterna
  • Läser om vad som händer i egna förvaltningen
  • Hämta en fil som linjechefen lagt i arean för egna avdelningen
  • Kommer igång med jobbet genom att ta itu med sina uppgifter, tasks, som hon har
  • Slår upp en sak i sitt arbetsfält

…och så vidare.

Intranätets mål är att ge stöd och effektivisera arbetet i Malmö stad. Flikarna är mycket viktiga pusselbitar för att intranätet ska kunna ge stöd under hela arbetsdagen.

Förbättrad exponering

Tidigare låg förvaltningar och arbetsfält två steg ned under startsidan (ex Komin > Förvaltningar > Rosengård). Trafiken var låg. Om man var på någon annan sida än startsidan var det till och med tre klick för att komma till sin egen förvaltnings huvudsida. Genom förändringen ligger nu min förvaltnings huvudsida, mitt arbetsfälts huvudsida och kommunens gemensamma startsida på samma nivå, alltid åtkomliga från var som helst på intranätet med bara ett enda klick.

Ett enda klick till mål lyckas vi med genom att flikarna är personaliserade. Användaren har alltså själv fått ställa in vilken förvaltning och vilket arbetsfält hon vill ska visas i respektive flik. Detta har inte varit tvingande, utan frivilligt val med små påminnelser. Här är en video som visar hur påminnelserna fungerar: http://www.youtube.com/watch?v=N-qm58FHMeA (på engelska).

Denna mycket enkla personliseringslösning – välj din förvaltning/ditt arbetsfält i en lista, klicka ok, och sedan har du rätt material i rätt flik – lyfts också i IIA-juryns motivering:

Malmö stad har lyft fram viktiga intranätdelar till 20.000 anställda genom att införa personliga flikar för förvaltning och arbetsfält i den globala navigeringen.

Detta har gjorts på ett enkelt sätt. I stället för att bygga avancerade kopplingar till befintliga metadata, skapade intranätteamet ett formulär som användaren markerar i, med uppföljande veckopåminnelser. Detta har uppnått mycket högre personalisering än vanligt, och ett betydligt mer användarvänligt intranät.

Mycket hög grad frivillig personalisering

En ”sanning” i intranätvärlden är att bara tio procent av de anställda personaliserar om det är frivilligt. Vi har dock uppnått 80% (business unit)/60% (job role) frivillig personalisering! Jag tror faktiskt vi är först i världen med att motbevisa tesen på detta tydliga sätt.

De som personaliserat sina flikar förändrar också sina vanor. Min förvaltning (business unit) har sett upp till 38 procent ökad trafik efter införandet av flikarna 4 april 2011, Mitt arbetsfält (job role) har fyra fält som gått upp 65-170 procent i användning! Totalt sett ser vi att ALLA arbetsfält fått ökad trafik och 16 av 19 förvaltningar fått ökad trafik.

Juryn igen:

Stora organisationer kämpar ofta för att genomföra personalisering om de inte har rätt uppgifter, men detta tävlingsbidrag visar att man kan bygga en mycket praktisk och genialt enkel lösning för att få 80% av de anställda att personalisera.

Sammanlagt utsågs tio vinnare i årets tävling. Tidigare år finns både små och stora vinnare, Fiat, IBM, British Airways och Swiss Post är några kända organisationer. Inget svenskt intranät har tidigare vunnit IIA.

Ett svar to “Lyckad personalisering gav Malmö stad pris”

  1. Johan Nilsson 16 januari 2012 den 2:56 e m #

    Hejsan!

    Vill tipsa om en ny webbTV (IntranätTV) som består av två intranätsstrateger , Jan Elvegård och Mats Liljerehn, som under nio avsnitt diskuterar olika moment som ingår i ett modernt intranätsprojekt. http://www.intranättv.se

    Mvh
    Johan N

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s

%d bloggare gillar detta: