Ett koncernintranät för Malmö stad

14 Mar

Jag är med i Funka Nu:s intranätprojekt. Det är både spännande och intressant (tänk att få prata intranät med 40 likasinnade hela dagar!) och jag får en hel del goda idéer som jag kan återanvända.

Men jag ser också att min egen kommun skiljer sig lite från övriga deltagande kommuner.

Dessa kommuner kan ofta prata om ”Ledningen” och ”Administrationen” (versala bokstäver för att visa att det handlar om en ledning, ett kansli som sköter administrationen). De har också ofta fackförvaltningar för allting. En fackförvaltning är en del av organisationen, en driftenhet så att säga, som är satt att utföra en särskild uppgift, till exempel ”utbildningsförvaltningen” som då ansvarar för all skola (förskola, grundskola, gymnasieskola och vuxenutbildning). En vanlig kommun har typ 10-15 fackförvaltningar.

Vi har geografiska förvaltningar
Detta är inte Malmö stads verklighet. Kommunen (300.000 invånare, 20.000 anställda i kommunorganisationen) består av 22 förvaltningar, 10 av dessa är inte fackförvaltningar utan istället geografiska förvaltningar, ”stadsdelar”. Dessa har en del av ansvaret för sådant som löses i fackförvaltningar i andra kommuner. Mig veterligt är det bara tre kommuner av 290 st – Stockholm, Göteborg och Malmö – som har stadsdelsförvaltningar.

Malmö stads tio stadsdelar.

Därför finns i Malmö inte en förvaltning för att leverera grundskola i Malmö stad, utan 11 stycken – 10 stadsdelar samt ett mer teoretiskt samordnande och utvecklande kansli på den koordinerande förvaltningen ”Stadskontoret”. Förskolan är likadan: 11 inblandade förvaltningar. Gymnasieskolan däremot, ligger på fackförvaltningen ”Utbildningsförvaltningen” (som INTE är inblandad i förskola/grundskola!).

Så här fortsätter det. Utförandet av vård & omsorg samt individ & familj är också splittat på en mängd förvaltningar. Varje förvaltning har en egen högsta ledning. Och kommunen har ingen högsta-högsta tjänstemannaledning, det saknas en topp på organisationspyramiden i Malmö stad. För stadsdirektören är faktiskt bara chef över sin egen förvaltning, Stadskontoret, och inte chef över de andra förvaltningscheferna. Och det finns inte bara ett kansli som sköter administrationen.

Som en koncern
Detta gör att det krävs ett särskilt tänk för hur intranätet struktureras. I princip är Malmö stad som en företagskoncern med ett antal dotterbolag, vart och ett med sin egen ledning och sin egen administration.

En del administration är samordnad (vi har till exempel samma regler för fast telefoni, taxibeställning och internposten fungerar på samma sätt i hela stan), annat spretar (vi har lokala förvaltningslösningar för exempelvis beställning av terminalglasögon, för friskvårdsbidrag, för bokning av mötesrum). Det finns för den vanlige användaren ingen logik i vad som sköts centralt och vad som sköts lokalt. Ovanpå denna administration arbetar vi dessutom, som jag beskrivit ovan, helt på tvärs med många serviceområden.

Därför är det relevant för varje anställd vilken förvaltning han/hon arbetar i. Svaret på många basala frågor (just sådana som intranät ska vara bra på att ge svar på) är ofta ”det beror på var du är anställd”.

Koncernintranät med plats för dotterbolagen
Av den anledningen kommer förvaltningarna att synas bra i det nya intranät vi nu bygger upp. ”Förvaltning” är en grupp, en gemenskap, som alla tillhör, och alla vet vilken förvaltning man tillhör. Förvaltningarna kommer att få en egen flik kommande månadsskifte, uppe bredvid ”Vår kommun”. Se det som dottersajter för dotterbolagen, som ofta avviker så mycket att de behöver egna sidor som redovisar det som är unikt.

Under varje förvaltnings huvudsida inför vi just nu vissa fasta etiketter i vänstermenyn:

  • [Förvaltningens] organisation
  • Mål & styrning i [förvaltningen]
  • Stöd & service i [förvaltningen]

Förvaltningsredaktören kan sedan lägga till fler, fria etiketter i sin vänstermeny.

Översta biten av stadsdel Rosengårds huvudsida. Från och med 1 april kommer anställda i Rosengård att nå den här delen i nya, rollstyrda fliken "Min förvaltning".

Dessa tre fasta etiketter går igen också på ”koncernnivå”, som hos oss heter ”Vår kommun”:

  • Malmö stads organisation
  • Mål & styrning
  • Stöd & service

Översta biten av huvudsidan för Vår kommun. 1 april flyttar etiketterna "Förvaltningar" och "Arbetsfält" från vänstermenyn upp till mastheaden som egna flikar.

”Vår kommun”-grenen redovisar det som är gemensamt och hänvisar i övrigt (med relaterade länkar) till [Förvaltningen] > Stöd & service. Respektive förvaltning redovisar det som är unikt just för den förvaltningen och hänvisar i övrigt (med relaterade länkar) till Vår kommun > Stöd & service.

En anställd ska inte behöva veta hur service är organiserad
Tanken med denna lösning är att en anställd inte ska behöva veta om det finns ett centralt grepp på mobiltelefoni för att få stöd – svaret går att nå oavsett om han/hon tror att det är något förvaltningen erbjuder eller stora kommunen erbjuder. (Kuriosa: regler och beställningsrutiner för mobiltelefonin löstes lokalt per förvaltning fram till för två år sedan när det blev centrala, gemensamma regler i Malmö stad.)

Det funkar på samma sätt med organisations-etiketten och Mål & styrnings-etiketten. Vår kommun redovisar det gemensamma, allmänna. Förvaltningen redovisar det som är unikt, avvikande. Åsså en massa länkning uppåt och nedåt mellan dessa systergrenar.

(Vi skulle eventuellt ha kunnat lösa detta på ett alternativt sätt genom att utveckla nya tekniska lösningar för att presentera både central och lokal info på samma sida, ungefär som stockholm.se:s väljare för stadsdel. Det är dock en mer komplex lösning att förhålla sig till för lokalproducenterna ute i organisationen. Jag tror också att det kräver extremt tydliga regler och hård styrning av innehåll och utformning och en centralt producerande redaktion för vissa bascontentdelar (någon sådan har vi inte för Malmö stads intranät).

Behovet av ett hem
Förvaltningarna har alltså sina egna grenar för att de är viktiga avsändare av sådant som gäller unikt för dem som är anställda i just den förvaltningen. Många identifierar sig i första hand med sin egen förvaltning snarare än som anställd i jättestora Malmö stad. Känslan av gemenskap, av tillhörighet, av behovet av ett hem, av en ”egen” hemsida får inte underskattas. Och det är enklare att känna sig hemma hos förvaltningen, vars huvudsida ska serva ungefär 500 anställda, än i Vår kommun, som måste anpassas för 20.000 anställdas behov. Jag har inget emot att en anställd väljer en förvaltningshuvudsida som förvald startsida i webbläsaren, dels för att de är viktiga avsändare, dels också för att anställda ska ha ett hem.

Detta med stort fokus på förvaltningsgrenar låter kanske föråldrat – ett modernt intranät ska väl få organisationen att nätverka kors och tvärs? Är det inte dåligt att organisationsstrukturen syns? Nej, det är inte dåligt om organisationen på riktigt, idag, bygger arbetsdagen just på organisationsstrukturen.

Intranets prosper when they are direct reflections of the organisations they serve.

While intranets can aim to progress the corporate culture by perhaps half a step, they must, on the whole, match where staff are today.

James Robertson: Designing intranets, s 55.

Man kan inte använda den basala intranätstrukturen som murbräcka för att försöka skapa ett ännu ej existerande gränsöverskridade klimat där avdelning, förvaltning, division inte betyder något. Intranätet kan inte låtsas som om förvaltningarna inte finns om de i praktiken är en viktig bas för en anställd.

Sedan ska intranätet såklart också ha delar som bidrar till samarbete över gränserna. Systerfliken ”Mitt arbetsfält” som också kommer 1 april ger stöd till viktiga yrkesgrupper tvärs genom organisationen, oavsett förvaltning. Läs också mer om den kommungemensamma bloggdel som vi lanserade i förra veckan.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s

%d bloggare gillar detta: