Intrateam Event 2010, dag 1

2 Mar

Rapport från IntraTeam Event 2010, dag 1 den 2 mars.

* * *

Under rubriken ”Crafting Your User Adoption Strategy” talade Michael Sampson, collaborationstrateg från Australien, om har man får intranätbesökarna att börja använda nya funktioner och verktyg.

Man ska alltid kunna svara på frågan ”hur ska detta förbättra din arbetsdag?” när man inför ny funktionalitet och nytt innehåll på intranätet.

Michael talade om två modeller för införande: intranätteamet kan antingen vara gangstern (”Börja använd, annars…”) eller coachen (”Jag ser att vissa arbetsmoment du gör tar lång tid. Ska vi se om vi tillsammans kan hitta ett effektivare sätt?”). Gissa vilket sätt som var bättre?🙂

Samarbetsverktyg kan införas i steg, vilket oftast är att föredra. Plötsligt, fullständigt införande innebär ofta stora förändringar i en anställds arbetsprocesser och upplevs otryggt. Istället kan man gradvis börja använda nya verktyg. Exempel: om man samarbetar om ett dokument kan man 1) sluta mejla ut varje version och istället ge en adress till en arera där filem ligger, 2) sluta hämta in kommentarer via mejl och istället uppmana alla att komma med kommentarer i en wiki, 3) senare, när detta är ett etablerat sätt att arbeta, kan man prova med att på riktigt, gemensamt, arbeta fram själva dokumentet i wikin.

Michael har gjort en sammanställning av olika strategier, sammanlagt 16 st, man kan använda för att höja användningen (user adoption).

Särskilt effektiva sätt att få igång användning är:

  • ”Handpåläggning” (stöd till användare vid deras egna arbetsplatser)
  • Att ledningen är med på tåget
  • Enkla guider 1-2-3 (folder, video osv), så kommer du igång
  • Sluta gör – starta gör. Flytta en rutin till ett nytt verktyg och göra detta till det påbjudna sättet, inte bara ett komplement till gamla sätt.
  • Inspirera med berättelser ur vanliga anställdas riktiga arbetsdag, hur de vunnnit på att använda den nya funktionen.

Michael har skrivit en bok, ”Seamless teamwork”, om införande av sharepoint och hur man uppnår god ”user adoption” för t ex projektverktyg, vilket kan vara intressant för dig med verktyget MOSS.

* * *

Britten Martin White, Intranet Focus Ltd., talade om ”Collaboration and Team Work”. Martin tog upp den intressanta frågan om collaboration alltid är bra och något företaget vinner på. Det finns exempel på att så inte är fallet. För att collaboration ska fungera krävs att man analyserar varför man behöver samarbete och vilka effekter man vill uppnå. Det räcker inte att bara erbjuda verktygen för samarbete. Med Martins egna ord: Det räcker inte att koppla ihop personer, man måste också koppla ihop personer med syfte och personer med resurser.

Mest spännande var en matris över olika former av collaboration, en bild som visar olika drivkrafter och collaboration-behov för fyra olika grupper (community of practice, formal work group, project team, informal network). Till exempel skiljer sig det informella nätverket (deltagarna aktivt intresserade av samma fråga) och dess collaborationbehov från en projektgrupps behov. I det första fallet kan ett diskussionforum lösa behovet, i det andra fallet krävs kanske ett projektverktyg med kalender, fildelning m.m. Ett intranät behöver lösa många olika former av samarbete.

Det gäller också att komma ihåg att collaboration inte är någon separat aktivitet, collaboration hänger ihop med större processer på arbetsplatsen, och dessa behöver även hänga ihop med faktamaterial, interna e-funktioner mm. Man måste se hela processen/behovet.

* * *

James Robertson från Step Two Designs, Australien, talade till sist om ”How to Design and Structure the Intranet”. En snabb och mycket konkret föreläsning om hur man som intranätansvarig kan arbeta i sju steg för att bygga bra intranät:

  1. why staff come to the intranet
  2. Technique: Intranet brand
  3. Best Practice design methodology
  4. Technique: Card sorting
  5. Technique: tree testing
  6. How to design intranet pages
  7. what goes on the homepage

Mycket spännande, med många exempel på hur man själv, med enkla handskrivna indexkort, kan skapa fokus och inriktning för intranätet, kategorisera innehåll, testa trädstrukturer och hur man ska mixa startsidan. James med fler har skrivit mängder om detta.

Här hittar du till exempel en artikel om punkt 2; Intranet brand.

Och här en artikel om vad som ska finnas på intranätets startsida.

2 svar to “Intrateam Event 2010, dag 1”

  1. Michael Sampson 4 mars 2010 den 4:49 f m #

    Thanks for the write-up Jesper … great to have you there.

  2. Anette 16 maj 2010 den 2:42 e m #

    Mycket intressant läsning! tack!

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s

%d bloggare gillar detta: