Tåget går – men intranätet kan hjälpa kommunen att hänga med

8 Jan

Påverkas kommunens syn på intern kommunikation av omvärldsutvecklingen? Ja, fast det går ofta trögt och motvilligt. I värsta fall görs bara minsta möjliga förflyttning för att lösa akuta problem, i bästa fall finns en vilja att prova på nytt och modernt, som bloggning, wiki och andra collaboration-verktyg.

Lagom till nyår brukar en del göra bokslut över året som gått, till exempel genom att kora årets vinnare – 10 Best Intranets of 2009. Andra tittar framåt och siar om den kommande utvecklingen. Shawn Callahan på Anecdote listar sex globala trender som han menar kommer att påverka organisationers syn på collaboration och höja takten på införandet av verktyg och möjligheter:

    1. Global financial crisis.
    2. Increasing speed of business.
    3. Rise of Gen Y.
    4. Information explosion.
    5. Increased complexity.
    6. Outsourcing to Asia.

Två trender tycker jag är särskilt intressanta för kommunen. Dessa två påverkar kommuner redan i år. Och intranätet har en given plats för att lösa behov och problem som trenderna för med sig.

2. Ökad hastighet. Callahan pratar om affärsmöjligheter som uppstår – och försvinner – allt snabbare och konstaterar att företag behöver samarbeta bättre för att ta tillvara möjligheterna. Det här påverkar också kommuner, som behöver bli bättre på att stödja och samarbeta med det lokala näringslivet för att behålla arbetstillfällen och skatteintäkter i kommunen. Våra organisationer är redan ganska tröga och lär i jämförelse se än trögare ut i framtiden om inget görs. Mitt recept? Bättre verktyg för samarbete och ärendeflöden internt, så att de egna processtiderna kortas. Det krävs många blanketter, tillstånd och lång handläggningstid för att starta företag. Om intranätet kan bidra med tydliga beskrivningar av hur flödena fungerar, lättåtkomligt stöd för handläggarna och också bli bättre på att visa ärendestatus, får vi möjlighet att ta hand om företagarna på ett bättre sätt.

3. Generation Y. De unga, nyanställda. Kommunerna står inför stora pensionsavgångar som måste fyllas med nya anställda, vana vid Facebook, MSN och online-liv. Om vi ska kunna vara attraktiva som arbetsgivare måste vi ha ett modernt it-stöd för arbetet. Intranät måste kunna svara på frågor, berätta om sådant som påverkar arbetsdagen, de anställda måste enkelt och naturligt kunna utföra vanliga administrativa arbetsuppgifter direkt i intranätet. Och intranätet måste såklart kunna erbjuda samarbetsfunktioner som enkelstartade bloggar, sociala bokmärken, chatt och dokumentdelningsytor.

Slutsatsen? Det är nödvändigt att erbjuda modern funktionalitet på intranätet. Det är tydligt att ett större skifte kommer att ske, från att vi har intranät med klassisk, centraliserad publiceringsmodell till en vardag där huvuddelen av innehållet är användargenererat och intranätgruppens fokus ligger på att erbjuda verktyg, kanaler och möjligheter för att hantera de anställdas behov av att dela tankar, kunskaper och information. Den där statiska sidstrukturen med döda sidor, skapade av ett klassiskt CMS, blir bara en liten del av ”intranätet”.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s

%d bloggare gillar detta: