Dags att byta struktur

1 Dec

I december bygger vi om intranätes struktur. Vi har flera år haft fyra ingångar från startsidan med i vissa fall otydliga etiketter. Så här har det sett ut under en lång period:

    Förvaltningar
    Verksamhet
    Administration
    Ledning

Första ingången är väl ganska klar, där finns vår organisatoriskt uppbyggda struktur med material som hör till respektive förvaltning. Denna gren har varit öppen redan på startsidan så att det ska vara bara ett klick till den egna förvaltningen.

Grenen Verksamhet innehåller ämnesord som till exempel Vård & omsorg, Individ & familj och liknande. Den här grenen har fram till det sista året haft mycket mindre material än förvaltningsgrenen, men är nu på god uppgång.

Ingången Administration har varit en salig blandning av:

    a) stöd i arbetet för den vanlige anställde,
    b) arbetsmaterial för yrkeskategorier som arbetar inom det “administrativa” fältet, typ personal och ekonomi,
    c) kommunens styrdokument som författningssamling, avtal och liknande. Dessutom har mycket “gömts” under presentationer av de grupperingar och avdelningar som ansvarat för sakerna. Behöver jag säga att ingången är problematisk? Statistiken visar att 25 procent direkt lämnar grenen efter det att de klickat på Administration…

Ingången Ledning har också skapat förvirring hos besökarna. Är det material för ledare eller en plats där ledningen kommunicerar till anställda?

För nästan två år sedan skedde första förbättringen. Den fjärde ingången bytte namn till För ledare, för att tydligare visa att det var en rollbaserad del av intranätet, till för ledarna i organisationen.

Nu sker nästa förbättring. Tanken med den nya strukturen är att stödja den anställde genom att se henne i ett sammanhang: varje person har en organisatorisk placering, en yrkesroll, samt generella behov. Vår problematiska gren Administration försvinner och vi får flera nya ingångar:

    Malmö stads organisation
    Förvaltningar
    Mål & styrning
    Verksamhet
    Stöd & service
    För ledare

Ingångarna Malmö stads organisation, Mål & styrning samt Stöd & service har kommunövergripande, generellt innehåll som “alla” någon gång har behov av, oavsett yrkesinriktning, som till exempel: sidor med beskrivningar av och kontaktuppgifter till de olika övergripande beslutsgrupperna (Mso), kommunikationspolicy och personalpolicy (M&S), info om organisationens postrutiner och beställning av datorprogram (S&S).

Ingångarna Förvaltningar, Verksamhet och För ledare har specifikt innehåll som riktar sig till särskilda målgrupper. Exempel: Du arbetar i stadsdel Centrum, på ett äldreboende. Då finner du information från din förvaltning under Förvaltningar > Centrum, och info och stöd som hjälper dig i ditt yrkesutövande under Verksamhet > Vård & omsorg.

Blir det bättre? Ja, det tror vi. Den nya strukturen gör att intranätet jackar in bättre i kärnverksamheten och ger därför också bättre stöd och höjer effektiviteten i arbetsdagen. Svaret får vi i vår när Web Serivice Award gör den årliga undersökningen om vad användarna tycker om vårt intranät.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s

%d bloggare gillar detta: