e24 Intranätgruppen RSS
e24 Intranätgruppen kommentarer RSS
Västerås RSS
Västerås kommentarer RSS
Skellefteå RSS
Skellefteå kommentarer RSS
Örebro RSS
Örebro kommentarer RSS
Webbrådgivare Fredrik Wackå RSS
Webbrådgivaren Fredrik Wackå kommentarer RSS
intranätbloggen RSS
intranätbloggen kommentarer RSS
Rebecka Lindell RSS
James Robertson RSS
Step Two Designs RSS
Martin White RSS
Mark Morrell RSS
Toby Ward RSS
IntranetLounge RSS
Intranet future RSS
Intranet Experience Blog RSS
Jane McConnell RSS
Inside out RSS
Intranet Journal RSS
Sam marshall RSS
Michael Sampson RSS
Johan Albertsson RSS
Might Know Something Else RSS

Jag följer också Twitter-taggen #intranät.

Har du fler bra flöden att tipsa om?

Lite längre fram kommer jag att kunna visa riktiga skärmdumpar. Just nu får du se en wireframe-mockup av vad vi önskar oss. Cirka hälften kommer med i version 1.0. En del av de nödvändiga källsystem finns inte än, så några av rutorna är framtida önskningar.

Kanske har du laddat hem våra skärmdumpar som jag bloggat om tidigare? Kanske har du undrat varför Vår kommun, som användarna idag startar på, är tredje fliken? (Huvudsidan i sektionen Vår kommun är den gamla startsidan från vår tidigare intranätgeneration.)

Malmö stad-medarbetarens gemenskaper.

Dashboarden är en del av svaret – vi vill i mastheaden sortera den anställdes ”gemenskaper” under arbetsdagen från minst till störst – från närmast den anställde, i allt större gemenskaper, till hela kommunperspektivet (som är Vår kommun, global content) – från vänster till höger. Vi vill att anställda väljer att ha Min egen sida som sin framtida startsida. (Men vi kommer inte att tvinga någon att välja den. Intranätet är från början förvald startsida i webbläsaren på en ny dator, men det är helt ok att välja en annan sida. Användarna ska vinnas in med bra innehåll.)

Det har nog framgått att vi gillar open source i Malmö stad – vi har ju bland annat en bloggdel som snurrar på WordPress. ”Min egen sida” bygger vi i Ruby. Utseendet hämtar vi från vår centrala CSS, mastheaden från vårt centrala resurslager. En djup förklaring för utvecklare finns på malmo.se/wag om du är mer intresserad av hur detta fungerar.

Rubydelen blir också den första intranätsektionen som får responsiv webbdesign. (Se staffanstorp.se för ett bra svenskt exempel på vad detta är, surfa dit och dra ned webbläsarfönstret i bredd så förstår du.)

Leverans? Vi tänker oss att vi släpper på de anställda i slutet av april.

Det fick mig att tänka på att jag inte har berättat att vi gjorde en veritabel nyhetsslakt i september-oktober.

Ordern gick ut till intranätets grenredaktörer: ”siste oktober ska ni ha tagit bort alla nyheter äldre än ett år”. De flesta lydde.

Resultatet? Mer än 2000 färre sidor på intranätet och en förbättrad genomsnittlig klickposition i sökresultaten från 3,20 till 2,69.

Det, tillsammans med 30 centrala samlingssidor för vanliga sökta ord utan vettiga målsidor, är troligtvis de bästa enskilda aktiviteterna vi gjort för att förbättra intranätet hösten 2011. (Klickpositionern för de 30 orden hade halvvägs in i arbetet gått från 4.0 till 2,96 – och resultatet lär förbättras ytterligare när vi nu ska mäta efter slutfört arbete.)

Så om någon frågar mig om man ska ha nyhetsarkiv med innehåll från tidernas begynnelse är svaret ett rungande NEJ! Intranätet är en plats för aktuell info som gäller idag, inte ett historiskt arkiv. Om en nyhet fortfarande är sann och aktuell efter 12 månader (eller egentligen ännu kortare tid) ska den vara en ”verklig” sida i strukturen – inte en nyhet.

Visionen är till för att peka ut kompassriktningen de kommande åren, för att visa på ett framtida tillstånd vi vill uppnå.Visionen skapar enighet om vart vi vill och insikt om att vi kan vara någonting annat, bättre, i en framtid. Visionen för vårt intanät är skapad med hänsyn tagen till vår nuvarande situation, tydliga utmaningar som vi ser kommer och det arbete som vi redan har igång.

Visionens avsnitt har rubriker, påståenden om hur saker och ting ska vara. Bara genom att läsa dessa får man en god insikt om varåt vi strävar:

•  Intranätets viktigaste person: du
• Ett intranät som är startpunkten på arbetsdagen
• Ett intranät som ger dig stöd och gör dig effektiv
• Ett intranät som är enkelt att använda
• Ett intranät som är den primära interna kanalen
• Ett intranät där ”ok” alltid heter ok
• Ett dubbelriktat intranät
• Ett intranät ”för dig”, inte ”av oss”
• Ett intranät som ”bara fungerar!”
• Ett intranät som är till nytta för Malmö stad

Läs hela Malmö stads intranätvision här.

Nu tar nästa steg vid. Om en vecka samlas intranätteamet (3-4 pers) för att bryta ned visionen i årsplaner. För om vi ska uppnå visionen måste vi ju veta vad vi ska förändra och förbättra från år till år. Årsplanen 2012 får också en detaljerad totalbudget så vi får en tydlighet om vad som ryms i förvaltningsanslaget och vad vi behöver extra pengar för och kanske driva i projektform.

Vi fick priset för vår personaliseringslösning i vårt intranät. Vi har personaliserat två av våra intranätsektioner, de som vi kallar ”Min förvaltning” och ”Mitt arbetsfält”. Dessa två sektioner finns som flikar i den primära navigeringen.

Utsnitt av intranätets masthead. När det står "Min..." någonstans handlar det om personaliserat innehåll för användaren.

Globalt och lokalt

Våra flikar är ett sätt att lyfta olika typer av material som en anställd behöver under sin arbetsdag. Vi jobbar efter en modell där intranätet ska stödja medarbetarens ”gemenskaper”.

• Fliken ”Vår kommun” ser alla. Det är gemensamt core content/global content som gäller för 20.000 anställda,
• ”Min förvaltning” innehåller det som är unikt och gäller bara för den egna förvaltningen, (back office content/local content skiktat på business unit).
• ”Mitt arbetsfält” innehåller expertstöd när du arbetar i din yrkesroll, (back office content/local content skiktat på job role).

Vi är starkt inspirerade av S2Ds idéer om olika typer av content och tankarna om olika segmenteringar: job role, business unit och geographic location brukar vara de vanligaste. Intranätgurun James Robertson har också gjort en alldeles ny, bra sammanfattning av globalt-lokalt-tänket.

Växlar mellan gemenskaperna

Under en arbetsdag behöver en anställd växla mellan gemenskaperna, se illustrationen nedan. (Gemenskaperna Jag och Min avdelning har vi inte än, vi arbetar med dem i vinter.)

Vår modell för att beskriva en medarbetares gemenskaper. Den svarta pilen (börja "klockan tolv" och gå runt medsols) ska illustrera hur en anställd hela tiden byter gemenskap för att utföra sitt arbete.

Den anställde:

• Kommer till jobbet, flexar in (Jag-aktivitet)
• Läser de allmänna nyheterna
• Läser om vad som händer i egna förvaltningen
• Hämta en fil som linjechefen lagt i arean för egna avdelningen
• Kommer igång med jobbet genom att ta itu med sina uppgifter, tasks, som hon har
• Slår upp en sak i sitt arbetsfält

…och så vidare.

Intranätets mål är att ge stöd och effektivisera arbetet i Malmö stad. Flikarna är mycket viktiga pusselbitar för att intranätet ska kunna ge stöd under hela arbetsdagen.

Förbättrad exponering

Tidigare låg förvaltningar och arbetsfält två steg ned under startsidan (ex Komin > Förvaltningar > Rosengård). Trafiken var låg. Om man var på någon annan sida än startsidan var det till och med tre klick för att komma till sin egen förvaltnings huvudsida. Genom förändringen ligger nu min förvaltnings huvudsida, mitt arbetsfälts huvudsida och kommunens gemensamma startsida på samma nivå, alltid åtkomliga från var som helst på intranätet med bara ett enda klick.

Ett enda klick till mål lyckas vi med genom att flikarna är personaliserade. Användaren har alltså själv fått ställa in vilken förvaltning och vilket arbetsfält hon vill ska visas i respektive flik. Detta har inte varit tvingande, utan frivilligt val med små påminnelser. Här är en video som visar hur påminnelserna fungerar: http://www.youtube.com/watch?v=N-qm58FHMeA (på engelska).

Denna mycket enkla personliseringslösning – välj din förvaltning/ditt arbetsfält i en lista, klicka ok, och sedan har du rätt material i rätt flik – lyfts också i IIA-juryns motivering:

Malmö stad har lyft fram viktiga intranätdelar till 20.000 anställda genom att införa personliga flikar för förvaltning och arbetsfält i den globala navigeringen.

Detta har gjorts på ett enkelt sätt. I stället för att bygga avancerade kopplingar till befintliga metadata, skapade intranätteamet ett formulär som användaren markerar i, med uppföljande veckopåminnelser. Detta har uppnått mycket högre personalisering än vanligt, och ett betydligt mer användarvänligt intranät.

Mycket hög grad frivillig personalisering

En ”sanning” i intranätvärlden är att bara tio procent av de anställda personaliserar om det är frivilligt. Vi har dock uppnått 80% (business unit)/60% (job role) frivillig personalisering! Jag tror faktiskt vi är först i världen med att motbevisa tesen på detta tydliga sätt.

De som personaliserat sina flikar förändrar också sina vanor. Min förvaltning (business unit) har sett upp till 38 procent ökad trafik efter införandet av flikarna 4 april 2011, Mitt arbetsfält (job role) har fyra fält som gått upp 65-170 procent i användning! Totalt sett ser vi att ALLA arbetsfält fått ökad trafik och 16 av 19 förvaltningar fått ökad trafik.

Juryn igen:

Stora organisationer kämpar ofta för att genomföra personalisering om de inte har rätt uppgifter, men detta tävlingsbidrag visar att man kan bygga en mycket praktisk och genialt enkel lösning för att få 80% av de anställda att personalisera.

Sammanlagt utsågs tio vinnare i årets tävling. Tidigare år finns både små och stora vinnare, Fiat, IBM, British Airways och Swiss Post är några kända organisationer. Inget svenskt intranät har tidigare vunnit IIA.

http://www.steptwo.com.au/products/iia2011